03.06.2020 | Verfahrensdokumentation - Was gilt es zu beachten?


1. Hintergrund

Die Digitalisierung macht auch vor der betrieblichen Buchhaltung nicht halt. Die Schwerpunkte liegen hierbei auf einer immer stärkeren Automatisierung der Prozesse, die letztlich zu großen Einsparungen führen wird. Die deutsche Finanzverwaltung hat schon 2014 neue Regelungen für die elektronische Buchführung und Belegerfassung erlassen, und zwar in Form der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Diese lassen sich unterteilen in drei Hauptbereiche:

• Aufbewahrungspflichten für elektronische Unterlagen,
• Führung elektronischer Bücher und
• Verantwortlichkeiten für die vorgenannten Bereiche.

Im Jahr 2019 wurden die Regelungen des BMF-Schreibens der Finanzverwaltung zu den GoBD aus 2014 punktuell aktualisiert und an neue technische Entwicklungen angepasst. Alle Steuerpflichtigen, die Bilanzen oder Einnahmenüberschussrechnungen (EÜR) erstellen, müssen die GoBD beachten, sofern sie unternehmerische Prozesse EDV-gestützt abbilden und ihre Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten teilweise oder ganz in elektronischer Form erfüllen. Dabei gelten die GoBD ganz unabhängig von der Betriebsgröße.

Buchführungsrelevante Systeme sind in diesem Kontext sowohl das Hauptbuchführungsprogramm als auch Nebenbereiche wie etwa die Anlagen- oder Lohnbuchhaltung. Zudem werden elektronische Archivsysteme sowie elektronische Zeiterfassungssysteme von den Regelungen der GoBD erfasst, wenn sie buchführungsrelevante Daten liefern. Ein wichtiger Teilbereich der GoBD, der alle drei Hauptbereiche berührt, ist die Verfahrensdokumentation, in der insbesondere alle relevanten IT-Prozesse dargestellt werden müssen.

2. So gehen Sie die Verfahrensdokumentation an

2.1 Grundlagen

Zentrale Grundsätze der GoBD bezüglich der elektronischen Buchführung sind Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, korrekte und zeitgerechte Aufzeichnung sowie Ordnung und Unveränderbarkeit. Die Verfahrensdokumentation ist erforderlich, um die Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit zu erfüllen. Mit ihr müssen alle Vorgehensweisen sowie Systeme und Programme im Einzelnen dargestellt werden, mit denen Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit erreicht werden (soll). Da betriebliche Prozesse sehr heterogen sind, kann es auch kein einheitliches Muster geben, wohl aber Punkte, die auf jeden Fall in der Dokumentation thematisiert werden sollten. Die Verfahrensdokumentation dient insbesondere dazu, dass sich ein sachverständiger Dritter, also etwa ein Betriebsprüfer, innerhalb einer angemessenen Zeit einen Überblick verschaffen kann.

2.2 Wesentliche Bestandteile

2.2.1 Allgemeine Beschreibung

In der allgemeinen Beschreibung muss ausgeführt werden, unter welchen Rahmenbedingungen und in welchem unternehmerischen Umfeld die relevanten IT-Systeme angewendet werden. So sind das Unternehmen und seine Tätigkeitsbereiche kurz zu beschreiben, ebenso der Wirtschaftsbereich, in dem es tätig ist, und wie der Gewinn ermittelt wird (Bilanzierung oder EÜR). Außerdem muss angegeben werden, an welchen Orten buchführungsrelevante Prozesse wie etwa das Einscannen von Papierbelegen erledigt werden. Gleiches gilt für den Lagerort von Papierbelegen und den Ort ihrer Vernichtung, wenn das sogenannte „ersetzende Scannen“ im Unternehmen angewendet wird. Darüber hinaus sollte in der allgemeinen Beschreibung dargestellt werden, in welchem Turnus Belege digitalisiert werden (täglich, wöchentlich oder monatlich), und ob bzw. welche Arbeiten von externen Dienstleistern erledigt werden.

2.2.2 Anwenderdokumentation

In der Anwenderdokumentation werden die fachlichen Prozesse bei der elektronischen Buchführung inklusive der Nebensysteme beschrieben. Es muss dargestellt werden, wie Daten im System erfasst, auf Richtigkeit geprüft sowie abgestimmt werden, und wie eine Ausgabe der Daten erfolgt.

2.2.3 Technische Systemdokumentation

Eingesetzte Hardware:
Um den Gesamtprozess der elektronischen Buchführung zu beschreiben, ist zunächst die Darstellung der eingesetzten Hardware erforderlich. Dazu gehören insbesondere:
• Serversysteme,
• eingesetzte Hardware an Einzelplätzen (PCs etc.),
• Hilfs- und Nebensysteme (z.B. Scanner zur Digitalisierung von Buchführungsunterlagen, Warenwirtschaftssysteme).

Eingesetzte Software:
Es müssen alle verwendeten Programme in ihrer jeweiligen Version (inklusive möglicher Updates) aufgeführt werden. Die zuvor verwendeten Versionen sollten aus einer Nutzungshistorie ersichtlich sein.

Weitere Dokumente:
Weitere Teile der Anwenderdokumentation sind die Organisationsanweisungen zum Aufbau der unternehmensinternen IT sowie die Benutzerhandbücher der verwendeten Soft- und Hardware.

2.2.4 Betriebsdokumentation

Die Betriebsdokumentation stellt die Nutzungsprozesse und deren Organisation im täglichen Betrieb der buchführungsrelevanten Softwarekomponenten dar. Unbedingt enthalten muss sie insbesondere die betriebsinternen Anweisungen zur Dokumentation und zur Sicherheit des IT-Betriebs.

2.2.5 Internes Kontrollsystem

Die Benutzungsregeln für buchführungsrelevante IT-Strukturen müssen in einem internen Kontrollsystem (IKS) abgebildet werden, mit Hilfe dessen deren Einhaltung kontrolliert werden muss. Dass derartige Kontrollen auch tatsächlich durchgeführt werden, muss darüber hinaus auch protokolliert werden.

2.3 Äußere Form

Die Verfahrensdokumentation sollte in geschlossenen Dokumenten mit aussagekräftigem Inhaltsverzeichnis erfolgen. In der Praxis hat es sich dabei bewährt, sie in ein sogenanntes Masterfile und einen Anhang aufzuteilen. Das Masterfile enthält die Beschreibungen der wesentlichen Prozesse orientiert an den Hauptpunkten (Punkte 2.2.1 bis 2.2.4), die Sekundärinformationen – Arbeitsanweisungen, Protokolle, das IKS – werden strukturiert in einem Anhang zusammengefasst.

Hinweis
Als Vorüberlegung zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation sollte auch berücksichtigt werden, dass bestimmte Informationen (z.B. Hard- und Softwareversionen, Ver-antwortlichkeiten der Mitarbeiter) relativ häufig aktualisiert werden müssen.


3. Elektronische Kassen und Verfahrensdokumentation

Seit dem 01.01.2020 gelten noch weiterverschärfte Vorgaben für elektronische Registrierkassen. Insbesondere müssen diese über eine technische Sicherheitseinrichtung verfügen (TSE). Die ursprüngliche Frist zum 01.01.2020 wurde durch ein BMF-Schreiben im Rahmen einer Nichtbeanstandungsregelung auf den 30.09.2020 verlängert. Wenn die Kasse nicht umrüstbar ist und ansonsten den ab 2017 geltenden Regelungen – insbesondere hinsichtlich der Einzelaufzeichnungspflicht – genügen, verlängert sich die Frist zur Anschaffung einer Kasse mit TSE bis zum 31.12.2022. Die neu eingeführte Pflicht zur Belegausgabe an die Kunden besteht allerdings weiterhin bereits ab dem 01.01.2020.

Auch für die elektronische Kasse muss eine Verfahrensdokumentation erstellt werden. Hier kommt dann insbesondere dem internen Kontrollsystem große Bedeutung zu hinsichtlich den Zugriffsberechtigungen und den Sicherungsmaßnahmen der Kassen. Durch die seit 2018 bestehende Möglichkeit der Finanzverwaltung zu einer sogenannten Kassennachschau kann das Finanzamt jederzeit innerhalb der Geschäftszeiten unangekündigt die Ordnungsmäßigkeit der Kassen überprüfen. Hierzu gehört dann auch die Verfahrensdokumentation für die elektronische Kasse, die dem Prüfer ja als erste Orientierung über das Kassensystem dient. Demnach sollte also auf die Verfahrensdokumentation bei elektronischen Kassen eine besondere Priorität gelegt werden, auch hinsichtlich der Aktualität der Informationen.

4. Drohende Sanktionen

Fehlt die Verfahrensdokumentation oder ist sie unverwertbar, so soll das allein laut Finanzverwaltung keinen formalen Mangel darstellen, der zu einer Verwerfung der Buchführung führen kann – jedenfalls dann nicht, wenn die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit dadurch nicht beeinträchtigt ist.

Diese Regelung ist derart unbestimmt, dass man sich keinesfalls darauf verlassen sollte, auch ohne Verfahrensdoku-mentation „irgendwie durchzukommen“. Gerade bei komplexeren Strukturen in der betrieblichen IT werden Ad-hoc-Erläuterungen bei einer Betriebsprüfung nicht mehr helfen, den Mangel einer strukturierten Verfahrensdokumentation zu kompensieren. Außerdem kann eine fehlerhafte oder mangelhafte Verfahrensdokumentation durchaus eine Verwerfung der Buchführung zur Folge haben, wenn bei einer Betriebsprüfung noch weitere schwerwiegende Mängel, insbesondere im Hinblick auf Verstöße gegen die GoBD, festgestellt werden. Die fehlende oder mangelhafte Verfahrensdokumentation kann in diesem Fall dann zum metaphorischen Tropfen werden, der das Fass zum Überlaufen bringt.

Aus Sicht der Finanzverwaltung besteht eine Verpflichtung zur Führung der Verfahrensdokumentation. Deshalb sollte schon alleine aus Gründen des „Klimas“ in der Betriebsprüfung eine Verfahrensdokumentation vorgelegt werden.

Gerne unterstützen wir Sie bei der Erarbeitung einer korrekten Verfahrensdokumentation. Sprechen Sie uns dazu gerne an.


Steven Merkel
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